La gestione dei documenti: a tu per tu con l'archiviazione

Siamo impilatori o classificatori?

Fine anno, tempo di inventario: chi lo fa del materiale, dei prodotti finiti e dei semilavorati e c'è chi, come me, decide di pulire la scrivania, o almeno di tornare a vedere il colore del piano di lavoro sgombrando tutta la quantità di fogli, fascicoli, pubblicazioni, ritagli e post-it accumulati negli ultimi mesi di attività.

Nonostante la diffusione dei vari strumenti informatici, i dati ufficiali ci dicono che la carta regna ancora sovrana nell'ufficio contemporaneo. Ma la dimensione media degli uffici si riduce per effetto degli alti costi dello spazio, quindi l'argomento "archiviazione” diventa strategico per il rendimento e l'operatività degli stessi lavoratori.

Ognuno di noi, organizzato o disorganizzato, ha la sua personale modalità di archiviazione: c'è chi raggruppa tutto in cartelline sospese e raccoglitori ad anelli e chi invece impila tutto sulla scrivania cercando di tenere bene in mente l'ordine di sovrapposizione dei vari documenti.

Ma attenzione: non è detto che i lavoratori apparentemente più ordinati - ovvero coloro che fanno un diligente uso di tutti gli spazi e gli strumenti di archiviazione dell'ufficio - siano i più efficienti; pare che questo tipo di "classificatori” siano propensi ad accumulare tutti i documenti, anche quelli non proprio fondamentali e addirittura ad archiviarli prima ancora di averli consultati determinando se siano utili oppure no.

Anzi, alcuni studi effettuati a livello di organizzazione aziendale hanno dimostrato che i lavoratori più efficienti siano sostanzialmente gli "impilatori”, per i quali impilare è classificare; le pile di documenti sulla scrivania non sono nient'altro che un vero e proprio sistema di organizzazione visuale, nel quale ogni pila occupa una specifica posizione in relazione all'argomento o al contenuto. I documenti più vicini sono quelli che servono nell'immediato e quelli più lontani vengono consultati meno frequentemente.

Tutto questo ci porta a dire che una scrivania sgombra non sempre è sinonimo di organizzazione, dal momento che gli "impilatori” vogliono vedere quello su cui stanno lavorando, ma soprattutto utilizzano le pile anche come strumento per pianificare le attività successive.

Cosa c'entra tutto questo con il tema "arredo dell'ufficio”? C'entra eccome, poiché un attento space planner deve mettere in condizione il lavoratore di gestire lo spazio dedicato all'archiviazione individuale in modo funzionale alla propria personale organizzazione: il classico armadio da ufficio con ante cieche e ripiani posizionati per ospitare i classificatori con la macchinetta potrebbe non essere la soluzione giusta. Se costringiamo un lavoratore a gestire i propri documenti in un modo a lui non congeniale si rischia di comprometterne la produttività e la concentrazione quindi il rendimento. Potrebbe bastare una scrivania appena più grande oppure un ulteriore piano d'appoggio, in grado di ospitare qualche pila di documenti in più!

Quindi il messaggio è: prima di progettare l'arredo di un ambiente ufficio, consultatevi con i vostri collaboratori!

Io mi trovo benissimo con il mio disordine sul tavolo, anche se poco fa è scattata la fatidica ricerca di un foglio che mi serve e che "sono sicuro che non l'ho buttato, l'avevo messo lì ieri” ma che in questo momento non si trova.